必見！効率を上げる方法！会議時間削減編！
会議時間を短縮させる！！
こんにちは、スケです。
前回業務効率に関してお話をさせていただきました。
前回の記事は、一番下にリンクを張っています！
見てない方はチェックしてね！！
今回はどの会社でもあるであろう会議に関してお話をさせていただきます。
皆さんは会議に参加した時に、時間が長くて憂鬱な経験はありませんか？
会議って議題が多いとどんどん長くなってしまいますよね？
ここ削減しましょう！って話なんです！
そして皆さん！
この方式でちょっと会議に割いている人件費を計算をしてほしいのですが、
例えば、
年収４００万の社員の時給は約２０００円
年収５００万の社員の時給は約２５００円
年収６００万の社員の時給は約３０００円
と大体１００万円で約５００円ずつ増える計算です！
年収は様々だと思いますが平均年収４００万の会社で３０人が４時間会議をしたとします。
計算は「時給２０００円」✕「人数３０人」✕「４時間」＝２４万円
この４時間で２４万円のお金が動きます。
さて、いつもやっている会議はこの金額に見合っているのか考えてください。
だらだらやる会議ほど意味のないものはありません。
会議は事前準備で短縮をする！
皆さんの会社は会議の中で何をしますか？
多くは、議論が必要なもの、共有するもの、プレゼンなどになると思います。
まず会議を円滑に勧めるために水曜日が会議の場合は、議案に関して月曜日17時までに取りまとめを行います！
そして会議資料は火曜日の午前中までに仕上げるようにしましょう。
そうすると会議前に資料が全て整います。
この時間で皆さんは会議前に資料に目を通しましょう！
これだけで会議中の謎の時間である資料を一から読んで目で追うだけの時間が短縮されます。
議案を出した方も目を通している前提で話ができるので、核心部分や議論部分に時間を割くことができます。
例えば、
月の売上データを出して会議で目標との差を話すだけの会議はつまらないですよね？
そうではなく、月の売上データを出して目標に到達したのはなぜか、もっと売上を伸ばすためにどうするべきか会議前に考えてもらって議論したほうがいいですよね？
これって時間短縮だけではなく、自分の中で考える力が身につきます。
数字が苦手な人ってそういう会議は話を流している人も多いです。
データから何を読むのか、ここからどんなことが仮定できるのかそういう思考も身について行きます。
会議の時間を短縮すると、考えている時間が増えます。
会議に臨む姿勢が変わります。
説明をしっかりしなくてはいけないものは話をして納得をして貰う必要がありますが、事前に資料配布をしておくと会議前に間違いを指摘でき会議の時に修正をかけることだってできます。
早く準備をして、効率化を図りましょう。
しかし、事前に配布されたって読む時間がないなんて方もいると思います。
でも会議の時間は短縮されるわけです。
会議前の時間を使ったって会議後の部分で埋め合わせはできます。
これはやり始めはきついと思いますが、習慣化してください。
組織がぐっと変わりますよ！
会議の話し方！
最後に会議の中での話し方をお話します。
会議を行う際に、事前に目を通しているので話し始めは、出している議案の結論を述べましょう！
例えば、新商品の売り出し方が載っている資料であれば、「戦略的に売上を伸ばす方法に関して皆さんのご意見がほしい。販促物、SNS、CM、キャッチコピーの提案がほしい。」など資料に自分の意見は予め載せた上で話しをする。
その上で簡単な説明をし、意見をもらってより良いものにしていく。
また意見が欲しい場合は、事前に検討を依頼するメールで考えてほしい件を根回しをしておくことも必要である。
自分の案件の際のタイムマネジメントは人の巻き込み力でもある。
スムーズに進むように事前準備をして失敗しない会議を行い、時間を削減し効率化を目指してほしい。
過去の記事はこちらから
tekitounatubuyaki.hatenablog.com
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