必見！効率を上げる方法！業務削減編！
業務削減をする理由って！？
こんにちは、スケです。
みなさんの会社でも、働き方改革で残業の時間などが厳しく規制をされていたり、早あがりを強要されていませんか？
中には、業務量はそのままで残業をさせない会社なんかもあるようですね！
そのために朝早くに出社している方もいるとか…
そんな状況を打破するためには、何をするのか。
一番は業務削減です。
簡単に言ってもなかなかできることじゃないですよね。
どんなことをしていくといいのか話をしていきます。
業務改善に向けて
一番は業務を減らすこと！
当たり前ですよね？
それができればと多くの人が考えると思います。
私が提案しているのは、やる意味のわからないもの、やらなくても良い業務、効率があがる作業の方法の共有です。
まず、やる意味のわからないものに関してお話をしていきます。
皆さんの周りには、先輩がやっていたから、みんなやっているからという理由で行っている作業はありませんか？
例えば、同じ数値なのに何枚にも渡って入力をする作業、やたら効率の悪い業務報告書の書式など様々ありますね。
まずはこの改善から始めましょう！
意味のあるものは継続して続けていかなくてはいけないですが、中には、年に１度使用するために多くの従業員の時間を奪っているものもあります。
業務の削減はやらないものを決めることが第一歩となります。
そのため、やらないことはどんどん省いていきましょう。
どうしても必要なものに関してはなるべく簡素化し、必要な情報のみのこしていくようにします。
次にやらなくても良い業務に関して、これはすっぱりとやめましょう！
従業員がやる仕事でなければ外部に投げてしまうのもいいです！
社員に支払う残業代が削減されている今、外部に依頼をしてもそれほど会社の出費に関しては変わらないでしょう。
最後に、効率の良い方法の共有です！
ノルマのある業種に置いては、自分の売上成績が他の人に取られてしまうのではないかと共有していない会社もあります。
会社全体の効率のためには、効率の良い方法を共有することは必須です。
自分で留めずに発信することが必要になってきます。
会社が大きく発展していけば全体のボーナスや給与面が良くなるかもしれないですよね！（笑）
私が今までやった個人でできる効率化に関しては
パソコンでは単語登録は必須ですね！
よく使う単語はパソコンの単語登録機能で登録ができます。
例えば、
「よろしくお願いします。」→「よろ」で登録。
「お世話になっております。◯◯会社の△△です。」→「お世話」で登録
などしておくとメールを作成する時間の短縮になります。
また、エクセル上でハイパーリンク機能を使用して、よく使うファイルやフォルダの一覧を作成して常に画面上に表示して置きます。
使用したいものに関しては、クリックするとすぐに使用できるので探す時間の短縮になります。
なんでもそうですが、最初の導入には時間がかかりますがやってしまえば快適に仕事ができるようになります！！
業務削減は全体で！！
では最後に、これから話すものに関しては、組織全体に発信をしてほしいと思います。
業務削減の意図を話した上で、毎月業務削減案を一人一つ以上上げてもらいましょう！
これはどんな些細なものでもいいです。
改善したいもの、なぜ必要なのか、どうしたら改善できるのかの３つぐらいで記載ができるようにし、提案の負担も減らしましょう。
その後気になったものや、業務削減に繋がりそうなものは締切を待たずにどんどん業務効率をあげられるように動いていきましょう！
大体半年で全体の業務効率が格段にあがります！
人の動ける時間は限りがあります。
最大限の効率アップのためにできるために全員で動いていきましょう！
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